Udbud af madservice i Solrød Kommune

Opgavetype:
Madservice

Kommune:
Solrød

Udbuddets titel:
Udbud af madservice i Solrød Kommune.

Kontaktperson(er):
Alice Jeppesen, Økonomichef.

E-mail:
aj@solrod.dk

Tlf.:
56182260

Kontraktperiode:
Februar 2009 og fire år frem.

Kontraktværdi (årligt):
Ikke opgjort 

Er det førstegangsudbud:
Nej 

Har kommunen afgivet kontrolbud:
Ja

Beskriv kort baggrunden for og formålet med udbuddet:
Tidligere kontrakt udløb.

Beskriv kort de hovedopgaver som er blevet udbudt:
Udbud af madservice omfatter produktion og levering af mad til hjemmeboende pensionister samt mindre ydelser.

Hvem vandt udbuddet:
KRAM Madservice A/S  

Er der i forbindelse med udbuddet sket virksomhedsoverdragelse af medarbejdere:
Ja 

Økonomisk bruttogevinst (årligt):
Ikke opgjort

Udbudsomkostninger (samlet):
kr 500.000,00

Udbudsomkostningerne omfatter personaleforbrug under udbudsprocessen. Personaleomfanget er vurderet af Solrød Kommune til et årsværk, hvilket vurderes til at være en omkostning på 500.000 kr.

Følgeomkostninger (samlet):
kr 134.000,00

Solrød Kommune har ikke foretaget en egentlig beregning af de følgeomkostninger, som udbudet og samarbejdet med Kram-Madservice indebærer for kommunen. En række kontraktbestemte aktiviter kan dog indikere en del om følgeomkostningerne.

I relation til samarbejdet afholdes der møde mellem den kommunale ledelse og leverandøren en gang årligt, eller når en af parterne måtte ønske dette, hvor samarbejde og drft, informationsudveksling m.v. drøftes. Der har dog været en større mødehyppighed i perioden umiddelbart efter opgavens overdragelse til leverandøren.Dertil kommer mødeaktiviteter i et særligt kostudvalg, som mødes minimum to gange årligt, eller når en af parterne måtte ønske dette. Kostudvalget drøfter brugerundersøgelser, klager, menu-planer, kvalitetskontrol, retningslinjer m.v.

Den samlede mængde arbejde forbundet med at følge op på udbuddet vurderes af kommunen til at udgøre ca. 33.500 kr. pr. år. Det vurderes dog samtidigt, at hvis kommunen selv skulle have leveret ydelserne ville omkostningerne være det samme.

Udover ovenstående står Solrød Kommune tilbage med et fuldt funktionelt køkken. Kommunen har foreløbigt valgt at beholde køkkenet som sikring mod eventuelle produktionsnedbrud hos den private leverandør, men overvejer et frasalg el. lign. Kommunen har derved en følgeomkostning i form af de løbende driftsudgifter til køkkenet. Det har ikke været muligt at estimere disse omkostninger, men de estimerede besparelser skal ses i dette lys.

Økonomisk nettogevinst (årligt):
kr 135.000,00 - Dette er et estimeret tal, og svarer til en besparelse på 6% pr.år.  

Hvilke kvalitative effekter er der opnået ved udbuddet:
Ifølge Kommunen er der ikke blevet ændret i kvalitetsstandarterne i perioden mellem 1. og 2. generationsudbudene, hvilket kan bekræftes ved en gennemgang af udbudsmaterialerne fra de to udbudsrunder. Ældrerådet understøtter denne vurdering, idet de ikke har oplevet mærkbare ændringer i kvaliteten af madservicen, hverken den udbragte mad eller den der serveres på cafeen i Aktivitetscenteret. 

Har udbuddet haft andre positive/negative effekter end nævnt ovenstående:
Der er løbende foretaget undersøgelser af borgernes tilfredshed med madordningen. Borgerundersøgelserne fra 2002, 2005 og 2008 giver en indikation af en stigende tilfredshed med madserviceordningen. Således er andelen af borgere, der er "noget/ret  tilfredse" eller "meget tilfredse" med ordningen steget fra 43% i 2002 til 57%  i 20005 og til 76% i 2008. Der har således været en stor tilfredshed med madservicen før udbuddet i 2009. KRAM-Madservice har foretaget en tilfredshedsundersøgelse siden de påbegyndte arbejdet i 2009. Undersøgelsen viser, at ca. 90 % af de ældre entern er "tilfredse" eller "meget tilfredse". Undersøgelsen blev besvaret af 49% af de adspurgte.

Med udgangspunkt i det foreliggende materiale kan det altså konstateres, at tilfredsheden er steget yderligere siden konkurrenceudsættelsen. Resultatet skal dog ses i lyset af, at borger-undersøgelserne fra kommunen og den private leverandørs undersøgelse ikke indeholder de samme spørgsmål, samt at svarprocenten i den private undersøgelse blot udgjorde halvdelen af de adspurgte. Hvor meget stigningen reelt udgør, er derfor forbundet med en vis usikkerhed.

Som supplement til ovenstående vurdering kan det nævnes, at Ældrerådet ikke har givet udtryk for hverken en positiv eller negativ udvikling som følge af, at en privat leverandør har overtaget opgaven.

Interview med FOA har belyst, at der er sket en god medarbejderoverdragelse i forbindelse med tildelingen af kontrakten til KRAM-Madservice. Personalepolitikken er ifølge FOA god, og man har søgt at tilgodese medarbejderne. Der er sket en ændring i arbejdsopgaver som følge af skift til andre forhold i et større køkkenmiljø o.s.v. Men udover utilfredshed med overgangen til KRAM i begyndelsen, har FOA ikke hørt til utilfredshed siden.

Relevante opmærksomhedspunkter og gode råd:
Ingen