Udbud af rengøring og vinduespolering

Opgavetype:
Facility Management

Kommune:
University College Sjælland

Udbuddets titel:
Udbud af rengøring og vinduespolering

Dato for dokumentation:
3. november 2011

Kontaktperson(er):
Ledende Drift & Service Controller Birgitte Poulsen

E-mail:
bpo@ucsj.dk

Tlf:
7248 2275

Kontraktperiode:
1. august 2009 til 31. juli 2012. Der er desuden en option på to gange et år.

Kontraktværdi (årligt):
8.273.117 DKK ekskl. moms

Er det førstegangsudbud:
Ja

Har institutionen afgivet kontrolbud:
Ja, fem af 17 udbudte lokaliteter har afgivet kontrolbud

Beskriv kort baggrunden for og formålet med udbuddet:
Udbuddets baggrund var samlingen af en lang række forskellige rengørings- og vinduespoleringslokaliteter under UCSJ. Disse havde tidligere haft selvstændige rengøringsordninger, og man ønskede ved et samlet udbud at sikre en ensartet og høj kvalitet af rengøringen på tværs af samtlige lokaliteter.

Beskriv kort de hovedopgaver som er blevet udbudt:
Hovedopgaverne i dette udbud er:

• Almindelig rengøring
• Vinduespolering

Enkelte institutioner har derudover haft behov for specialrengøring, hvilket er blevet indskrevet i de enkelte lokaliteters kravspecifikationer.

Hvem vandt udbuddet:
14 af lokaliteterne blev vundet af ISS. IDA Service vandt en enkelt lokalitet, mens kontroltilbuddene vandt to.

Er der i forbindelse med udbuddet sket virksomhedsoverdragelse af medarbejdere:
Ja

Økonomisk bruttogevinst (årligt):
Der er i forbindelse med udbuddet sket effektivisering og besparelser på såvel servicemedarbejder- som mellemlederniveau. Denne gevinst er dog hidtil blevet opvejet af de lønudgifter, der har været i forbindelse med medarbejderoverdragelser, hvilket uddybes i de kvalitative kommentarer. UCSJ vurderer, at den økonomiske gevinst vil realisere sig fra næste år. Indtil nu angives, at opgaven har kostet omtrent det samme at udføre som forud for udbuddet. Den økonomiske bruttogevinst er derfor neutral.  

Udbudsomkostninger (samlet):
Udbudsomkostningerne angives til omtrent 260.000 DKK.

Følgeomkostninger (samlet):
Ikke opgjort.

Økonomisk nettogevinst (årligt):
Da den økonomiske nettogevinst er opgjort til at være neutral, bliver nettogevinsten negativ og består af udbudsomkostningerne fordelt ud over kontraktens løbetid. Den økonomiske nettogevinst er derfor negativ på godt 85.000 DKK, men dette skyldes alene de store udgifter til medarbejderoverdragelser. Fremadrettet forventes en betydelige gevinst.

Hvilke kvalitative effekter er der opnået ved udbuddet:
Opgaveløsningen er blevet mere ensartet og kvaliteten er højnet på baggrund af udbuddet. Det er desuden UCSJ’s opfattelse, at rengøringen er blevet mere effektiv. Dette hænger sammen med, at der tidligere var et begrænset fokus servicemedarbejdernes uddannelse og nye muligheder på området. De større enheder og nye leverandører har medført et øget fokus på dette.

Årsagen til den forbedrede rengøring skal i høj grad findes i kontrol og opfølgning. I forbindelse med udbuddet har man haft et stærkt fokus på kontrol både internt og eksternt i samarbejdet med alle parter. Man har udarbejdet et system for vurdering af rengøringens kvalitet, og der er faste rammer for kontrol samt opfølgning. Kontrollen har konkret medført, at IDA efter 1. år blev opsagt som leverandør pga. manglende efterlevelse af kravspecifikationen.

Herudover er det væsentligt at have en god løbende dialog med leverandørerne, samt udvise fleksibilitet fra alle parters side. Kontrol bliver som udgangspunkt sjældent positivt modtaget, men det er i forbindelse med dette udbud lykkedes at gøre det til et naturligt element. Dette hænger i høj grad sammen med den tilgang, man har til kontrol, og den form kontrollen har, hvor åbenhed, forståelse og fleksibilitet er i højsædet.

Hvilke innovative effekter er der opnået ved udbuddet:
UCSJ indskrev som noget nyt i udbudsmaterialet krav om uddannelse til medarbejdere efter et år. Leverandørerne er forpligtet hertil og skal dokumentere uddannelsen. Efter visse opstartsvanskeligheder har dette nye krav givet gode resultater, og alle parter synes tilfredse med ordningen.

Har udbuddet haft andre positive/negative effekter end nævnt ovenstående:
Ingen yderligere bemærkninger.

Relevante opmærksomhedspunkter og gode råd:
I forbindelse med førstegangsudbud af rengøring på tværs af så mange enheder kan det anbefales at dele dem op i to grupper. Først kan man udbyde den gruppe af institutioner, der tidligere har udbudt rengøringsfunktionen, og derefter den gruppe, der hidtil har haft eget personale til opgavevaretagelsen. Der er nemlig en række udfordringer i forbindelse med den sidste gruppe, specielt omkring virksomhedsoverdragelse af medarbejdere.

Der er vigtigt at gøre sig klart, at overdragelsesperioden er omkostningsfuld mht. løn. Udbuddet skal planlægges godt, da overenskomstforhandlingsperioderne har stor betydning for udbyders forpligtelser i forhold til tidligere medarbejdere. Man er nemlig forpligtet til fra virksomhedsoverdragelse til næste overenskomst at betale differencen for de overdragede medarbejderes løn. Man kan dermed risikere flere års ekstra lønudbetaling.