Opdateret: Torsdag den 18. marts 2010

Udbud på jobområdet kræver grundighed

I både Odense og Århus Kommuner har man i mange år udbudt opgaver på beskæftigelsesområdet, med stor succes. Begge steder mener man, at vellykket konkurrenceudsættelse på beskæftigelsesområdet kræver grundig forberedelse og en solid faglig fokusering, når udbudsmaterialet udformes.

Hvor man i de danske medier i det sidste års tid har kunnet læse om blandede erfaringer i visse kommuner med udbud på beskæftigelsesområdet, findes der også en lang række ikke så omtalte kommuner, som i årevis har ladet private udbydere varetage beskæftigelsesopgaver med stor succes. Det gælder for eksempel Odense og Århus Kommuner, som her fortæller om deres erfaringer og giver bud på, hvad de mener, er vigtigt for at skabe en god udbudsforretning, når det kommer til at få ledige i job.

”Vi har en mangeårig tradition i Odense Kommune for at samarbejde med private leverandører på beskæftigelsesområdet. Og derfor var vi nok også blandt de første i landet til at udbyde opgaver på det her område for snart ti år siden,” fortæller Søren Heide Petersen, der er bestillerchef i bestillerenheden i Jobcenter Odense. Her har man siden år 2000 udbudt dele af beskæftigelsesopgaven via fire udbud og planlægger det femte udbud i løbet af det kommende efterår.

40 procent på private hænder

Med det nuværende udbud ligger cirka 40 procent af kommunens beskæftigelsesopgaver hos private leverandører. De tager sig primært af den almindelige jobformidling til alle jobkategorier, ligesom det også er private aktører, der formidler job til ledige i forhold til fleksjob. Derudover ligger en stor del af både den personlige og den faglige afklaring i forbindelse med jobformidling også på private hænder i dag. Den resterende del, og altså omkring 60 procent, løses af kommunen selv, og dækker blandt andet revalidering- og aktiveringsopgaverne, herunder blandt andet straksaktivering.

”Vi har ikke en fast skabelon for, hvilke opgaver vi lægger ud, og hvilke vi selv beholder. Når vi i det hele taget lægger denne slags opgaver ud til private, er det fordi, vi synes, at det er en utrolig god måde at få mere kreativitet ind i opgaveløsningen og i de redskaber, der findes på beskæftigelsesområdet. Men det er selvfølgelig også for at kende markedsprisen, så vi har noget at benchmarke vores egen indsats op imod. Derfor har vi tænkt os til det kommende udbud at gå alle vores opgaver igennem med tættekam for at se, om vi skal lægge nye opgaver ud, hjemtage andre eller gøre noget helt anderledes,” siger Søren Heide Petersen og fortæller, at kommunen i øjeblikket samarbejder med cirka 30 private aktører på jobområdet.

Alle fagpersoner skal med i forberedelsen

Han fortæller videre, at efter at have gennemført udbud i over ti år, har man i Jobcenter Odense fået udviklet en forholdsvist fast metode for udbudsprocessen. Den starter med, at der nedsættes en tværgående projektgruppe med repræsentanter fra alle relevante kontorer og fagenheder i jobcenteret, som derefter arbejder tæt sammen i de otte til ni måneder, som det i gennemsnit tager at planlægge og gennemføre et udbud.

”Vores erfaring viser, at et vellykket udbud på det her område starter med, at man begynder i god tid og forbereder sig grundigt. Og så handler det om at inddrage alle de personer, der til daglig arbejder med de aspekter, som udbuddet berører. Altså både juristerne, der kender til de skiftende udbudsregler, men også fagpersonerne, der kender lovgivningen på beskæftigelsesområdet og som har et detaljeret kendskab til de grupper, som de private aktører skal arbejde med. Deres viden skal indarbejdes i udbudsmaterialet, så tilbudsgiverne præcist ved, hvad det er for en opgave, de skal løse,” forklarer han og fortæller videre, at et af de steder, hvor projektorganisationen især går grundigt til værks, er, når man formulerer målgruppebeskrivelser i udbudsmaterialet. Der kan være stor forskel på at skulle formidle job til matchgruppe 3 eller 4, og derfor er det afgørende, at man for leverandørerne nøjagtigt får præciseret, hvad det er for typer af ledige, de skal arbejde med.

Giv plads til de nye metoder

Derimod er man mindre detailorienteret, når det kommer til kravspecifikationen, hvor kun rammerne for tilbudstyperne beskrives, fortæller Søren Heide Petersen.

”Kravspecifikationen behøver ikke være udtømmende på samme måde, for det er jo netop her, at vi gerne vil se, hvilke metoder og kreative tilgange de private har. Det er her, de skal vise, hvad de kan. Vi beskriver selvfølgelig lovgivningen på området og rammerne for udbuddet, men metoderne overlader vi til tilbudsgiverne,” siger Søren Heide Petersen, som endelig også mener, at det er utrolig afgørende at have både klare effektmål for sit udbud, men også nogle effektmål der giver leverandørerne de rigtige incitamenter for at løse opgaven.

”Vi brugte på et tidspunkt effektmålene som tildelingskriterier, og derfor kom leverandørerne til at konkurrere på deres effektmål. Det var ikke særlig hensigtsmæssigt, for det skabte en tendens til, at leverandørerne bare for enhver pris skulle have så mange ledige igennem systemet som muligt, så de kunne vinde næste udbud. Det skal jo handle om de ledige og ikke om, at leverandørens næste kontrakt. Så det gør vi ikke mere,” fortæller Søren Heide Petersen.

Århus konkurrenceudsætter myndighedskompetence

I Århus Kommune har man også i en længere årrække konkurrenceudsat forskellige opgaver og ydelser til private leverandører på jobområdet med stor tilfredshed. Her skønner man, at omkring halvdelen af opgaverne på beskæftigelsesområdet i dag ligger på private hænder, hvilket blandt andet handler om placering af ledige i ordinære jobs, og vejledning og opkvalificeringsforløb af og for ledige. Men hvor man før kun har konkurrenceudsat kommunale tilbud og ydelser, er man nu også begyndt at udbyde decideret myndighedskompetence, og altså også sagsbehandling til såkaldt anden aktør. For eksempel i forbindelse med placering af ledige i fleksjob, placering af førtidspensionister i løntilskudsjob, eller udformning af jobplaner i forbindelse med straxafklaring.

”Vi har rigtig gode erfaringer med konkurrenceudsættelse på beskæftigelsesområdet, og gør det for at få løst opgaverne bedst muligt til den bedste pris. Men også fordi vi får nye øjne på metoderne, og derfor også selv lærer rigtig meget af det,” siger Birgitte Pedersen, der er afdelingsleder i Jobcenter Århus og leder af en nyetableret afdeling, der skal varetage kontakten til anden aktør. Hun mener ligesom Søren Heide Petersen, at forudsætningen for en vellykket konkurrenceudsættelse i høj grad handler om, hvor grundigt man er, når man forbereder udbuddet og formulerer udbudsmaterialet.

”Det er utrolig vigtigt, at man som udbudsgiver har tænkt helt igennem, hvad behovet er, når man gør det her. Hvem er målgruppen helt præcist, hvad er målgruppens nøjagtige behov, og hvad kræver det så af sagsgange? Og for at gøre det, skal man have fat i alle dem i organisationen, der har kompetence og viden på feltet. For den viden skal man have indarbejdet i materialet,” siger hun og fortæller, at man, når man som Århus Kommune, også lægger myndighedskompetence ud, derudover er nødt til at skabe en fuldstændig klar kompetence- og ansvarsfordeling mellem kommunens sagsbehandlere og anden aktør. Og med andre ord få beskrevet på forhånd, hvem der helt konkret gør hvad, hvornår.

Husk den interne kommunikation

Selvom en stor del af forberedelsen i et udbud retter sig mod at få klædt tilbudsgiverne på, så de ved, hvad det er for en opgave, de byder på, mener Birgitte Pedersen dog også, at der ligger en lige så vigtig opgave i den interne kommunikation i kommunen.

”Det er også afgørende, at man får forberedt sin egen organisation på, hvad der skal ske. Man skal have afmystificeret det her med, at der nu kommer private hænder og skal løse en opgave, som kommunen hidtil har varetaget. Der foregår jo meget samarbejde mellem sagsbehandlere her i kommunen og medarbejdere hos de private aktører. Og hvis der sidder nogle her inde i huset, som dybest set mener, at de kommunale er bedre til at løse opgaverne, kan det godt blive svært. Derfor er den interne kommunikation også vigtig,” siger Birgitte Pedersen, som, hvad selve udbudsprocessen angår, derudover anbefaler kommunerne at lave begrænsede udbud og altså indlede deres konkurrenceudsættelser med en prækvalifikation.

”Vi starter typisk med en prækvalificeringsfase, hvor interesserede aktører indsender en række minimumsoplysninger. For os er det en utrolig god måde at få indsnævret feltet, og jeg tror, det især kan være en fordel i store kommuner, hvor rigtig mange leverandører typisk byder. For os betyder det, at vi kan bruge kræfterne mere fornuftigt uden at skulle forholde os til eksempelvis 30 detaljerede tilbud, fordi prækvalifikationen sorterer dem fra, som ikke har de fornødne kompetencer. Det giver en slags blåstempling af de virksomheder, som vi tror, kan løfte opgaven, og så kan vi fokusere resten af processen på dem,” siger hun.