Erfaringer
God brugerinddragelse
Samlet udbud har igennem projektet givet gode rammer for brugerinddragelse, hvilket har resulteret i løsninger, der i højere grad opfylder brugernes behov. Kommunen har dog også oplevet en række udfordringer ved at anvende samarbejdsformen i praksis. I det følgende er en række af de væsentligste beskrevet.
Nye roller kræver tilvænning
Når nye offentlig-private samarbejdsformer anvendes i byggeprojekter, kræver det, at både kommunen og de private parter er parate til at indtage nye roller i processen. Gribskov Kommune har indgået en kontakt med én totalleverandør, der står for kontakten til underleverandører. Det særlig ved projektets kontraktmæssige sammenhæng er, at kommunens kontraktpart ikke er den udførende entreprenør, men derimod den kommende driftspart. Dette har skabt et stort behov for at diskutere de forskellige parters nye roller i processen.
Valget af materialer til køkkenlåger er et konkret eksempel på de diskussioner om en ny rollefordeling, som samarbejdsformen medfører. Entreprenøren anbefalede ved et byggemøde, at kvaliteten af køkkenlåger blev opjusteret for et mindre tillæg i pris ift. den indgående kontrakt. Den dyrere løsning ville ifølge entreprenøren have markant lavere behov for vedligehold. Beslutningen blev forelagt kommunen som en bygherrebeslutning og en mulig bygherreudgift. Den kommunale projektleder var dog uforstående overfor, at det var bygherren, der blev stillet overfor valget, idet "køkkenlåger i god stand uden synlige ridser" var en del af den 15 årige driftsaftale. Kvaliteten var således kommunen uvedkommende, idet driftsparten til hver en tid ville komme til at afholde udgiften til udskiftning. Driftsparten måtte tage til efterretning og foretage valget. Valget faldt på at fastholde den oprindelige kvalitet.
Eksemplet er småt i den store kontraktsmæssige sammenhæng, men tjener dog alligevel til at eksemplicifere flere formål – dels viser det, hvordan roller ændres i et offentligt-privat samarbejde, vanlige beslutningsoplæg fra entreprenør til bygherre forskydes til at være beslutninger, der må tages af driftsherren, en rolleforskydning, der kræver tilvænning, forståelse og fokus fra alle parter. Dels viser det, hvordan den private driftspart i kraft af sin større indsigt i lange driftskontrakter og volumen i opgaveportefølje på området er langt bedre i stand til at bedømme, om små kvalitetsløft har økonomisk gevinst på sigt. Driftskompetencen blev således i dette tilfælde sat i spil hos den private part.
Fejl, mangler og forsinket byggeri
Byggeriet blev afleveret med 3 måneders forsinkelse og med en betragtelig mangelliste. At byggerier afleveres med forskellige mangler, og at mangeludbringen foregår langsommere end bygherre og brugere kunne ønske sig, er på ingen måde usædvanligt, tværtimod. I dette projekt kunne samarbejdsformen ikke løse denne kendte problematik, og det er Gribskov Kommunes opfattelse, at der i samarbejdsformen ikke per automatik ligger en mulighed for at forbedre denne problemstilling – dog vil nøje opstillede incitamentskriterier angående aflevering og udbedring en anden gang kunne modvirke nogle af generne.
Svær rollefordeling ifm. drift
I driftsperioden, der er igangsat, har brugerne oplevet, at de må bruge ekstra ressourcer på at sætte sig ind i, hvem der står for hvilke driftsopgaver. Driftsaftalen indgået med Kuben omfatter ikke alle aspekter vedrørende drift af byggeriet. Således er rengøring og udendørs vedligehold ikke med i aftalen, ligesom mindre bygningsændringer, ønsker om opsætning af hylder el. lign ikke indgår som en del af partnerskabet. Dette betyder, at der reelt bliver stillet store krav til brugernes evne, vilje og overskud til at sætte sig ind i hvilke parter der drifter hvilke ting. Derudover betød den mangelfulde aflevering, at lederne ved driftsperiodens opstart skulle skelne mellem, hvad der var mangel, og hvad der var driftudbedringer.