Produktionskøkken i Vejle

Beskrivelse af projektet
Vejle Kommune har udbudt opgaven vedr. madproduktion til hjemmeboende pensionister samt visse plejecentre. Målet er bl.a. et ønske om optimering af drift og kvalitet i madproduktionen. Da kommunen ikke er i besiddelse af egnede lokaler til en samlet produktion, vil vinderen af udbuddet skulle forestå ud- og ombygning af eksisterende produktionslokaler, herunder også finansieringen af denne.

Samtidig ønsker kommunen at bidrage til udviklingen af nye organisationsformer i forhold til den konkrete opgave. Med udgangspunkt i lov 548, dannes derfor et offentlig-privat aktieselskab, der skal byde på den udbudte opgave.

Samarbejdsform
Offentlig-privat selskab (L548)

Projekttype
Produktionskøkken

Ca. anlægssum
3 mio. kr. Beløbet vedrører ombygning, idet eksistrende lokaler fortsat anvendes

Ca. drift- og vedligeholdssum
Afhænger af det igangværende udbud. Det anslås, at driftsudgifter vil være i størrelsesordenen 12-15 mio. kr.

Status
Produktionsanlægget forventes færdigt i 2008.

Kommune
Vejle Kommune

Kontaktperson i kommunen
Bjarke Eriksen
Analysekonsulent
76 81 17 21
bjahe@vejle.dk

Resumé af forundersøgelse
Den overordnede projektorganisation blev formet med en styregruppe og tre udnerliggende projektgrupper. Selve forundersøgelsen relaterede sig primært til juridiske og økonomiske forhold. Da der var tale om en ny organisationsform var der ikke umiddelbart et erfaringsgrundlag - eller erfanetværk - at trække på. Forundersøgelsen indeholdt derfor et relativt grundlæggende arbejde med at afdække organisationsformens indhold og eventuelle problmer/faldgruber.
I naturlig sammnhæng hermed indeholdte forundersøgelsen stillingtagen til en række primært juridiske, sekundært økonomiske forhold i relation til det offentlig-private samarbejde. Eksempler herpå er beskrevet under udbud.

Kommunens vurdering af forundersøgelser
Forudnersøgelsen var fundamentet for indstillnig til byrådet om etablering af offentligt-privat selskab.

Fakta om udbud
Den samlede udbudsproces blev tilrettelagt som en projektorganisation, bestående af en styregruppe samt projektgrupper vedrørende henholdsvis udbudsmateriale, personaleforhold samt selskabsdannelse. De to sidstnævnte var særligt vigtige, idet der søgtes mod en - for Vejle Kommune - hidtil uprøvet offentlig-privat samarbejdsform, L-548.

Projektgruppen vedr. personaleforhold arbejdede bl.a. med forhold omkring virksomhedsoverdragelse, varslingsregler m.v. Projektgruppen vedr. selskabsdannelsen arbejdede mere direkte med det konkrete offentlig-private samspil. Forundersøgelsen indeholdte i denne sammenhæng et fokus på juridiske og økonomiske aspekter. Eksempler var spørgsmålet om den endelige offentlig-private ejerandel, bestyrelsens sammensætning og aflønning, udlodning af overskud.

Processen opstartedes ultimo 07 og afsluttedes primo 2008. Der indkom ét bud til opgaven.
Der anvendtes ekstern konsulentbistand vedrørende selve udbudsmaterialet, mens der anvendtes interne konsulenter til henholdsvis afdækning af personaleforhold ved ændret ejerstruktur og problemstillinger vedrørende selskabsdannelsen.
Samlet pris for udbudsprocessen kan opgøres til ca. 300.000 kr

Kommunens vurdering af udbudsprocessen
Selve udbudsprocessen forløb tilfredsstillende. Man skal imidlertid være klar over at ydelser, der leveres af eksterne konsulenter ikke "aflejres" i organisationen som "viden" efterfølgende. I forlængelse af ovenstående er det klart, at det næppe heller er i forbindelse med selve udbuddet, at Vejle Kommune ville opleve noget fundamentalt nyt.

Beskrivelse af dokument
Inventaropgørelse

Vejle - Udbudsbetingelser.pdf

Vejle - Inventaropgørelse.pdf

Vejle - Regler om modtagelse af gaver og arv.pdf

Vejle - Prisskema.pdf

Vejle - Miljøskema.pdf

Vejle - Tavshedspligt.pdf

Kontraktdokument

Vejle - Kontraktdokument

Beskrivelse af dokument
Vedtægter for Det Danske Medhus Vejle A/S

Fakta om vindende konsortium
Det Danske Madhus Vejle A/S blev skabt som fælles selskab mellem Vejle Kommune og Det Danske Madhus A/S.
Det Danske Madhus A/S er organiseret som et holdingselskab, hvortil der er tilknyttet en række datterselskaber - ofte organiseret som offentlig-private selskaber.
Det Danske Madhus var eneste, der afgav bud på indgåelse i selskabsdannelsen. Et vigtigt argument for Vejle Kommune har desuden været driftsikkerhed i forbindelse med opgavevaretaglesen.

Eksempler på drivkræfter
Den egentlige gevinst for den kommunale part er potentialet for lavere pris, der kan leveres mad til. Prisen indgår i producentens bud på opgaven, hvoerefter den i princippet er fast. Derfor er der ikke mange "drivkræfter" ud over overskud og overskudsdelingen, der indgår. Overskudsdelingen vurderes/forventes imidlertid at have meget begrænset effekt

Private leverandører kan have andre metoder og regelsæt, der ud fra en økonomisk betragtning kan være gavnlig for kommunen. - Og medarbejderne, eksempelvis via oversudsdeling.

Erfaringer
Da der udelukkende var tale om ombygning var der selvsagt en mindre anlægsperiode end hvis der skulle have været bygget "fra bunden". Det er vigtigt, at man i forbindelse med anlægsperioden har alternative produktionsfaciliteter, der kan opfylde efterspørgslen i den berørrte periode.

Erfaringerne er primært positive. vejle Kommune har oplevet mindre udgifter og fortsat driftsikkerhed i leveringen af mad. Det vurderes, at der er genereret en besparelse på ca. 20 % i forhold til tidligere. Besparelsen vurderes at være en konsekvens af dels selskabsformen og dels at produktion, i forbidnelse med etableringen af Madhus Vejle a/s blev samlet på én lokation.

Gode råd til forundersøgelser

1. Den valgte model indebar en proces som: 1) Selskabet etableres 2) udbuddet af madproduktion gennemføres. En anden model kunne være at gennemføre udbud med en klausul om efterfølgende selskabsdannelse. Vejlemodellen indebærer at man henlægger en del af arbejdet vedr. drifts-/budøkonomien til selskabet, hvorefter kommunen blot vælger mellem bydende parter.
2. Vær opmærksom på markedet og antallet af aktører på markedet. Ofte vil begrebet marked kunne diskuteres p.g.a. meget få aktører, hvilket måske/måske ikke kan have en indvirkning på prisdannelsen - forstået som det endelige bud fra selskaber.
3. En overvejelse kunne være, hvor tæt man ønsker/kræver at være i selskabets forretningsudvikling/-planlægning. Jo tættere kontakt desto mere viden genereres, men samtidig vil det kræve ressourcer

Gode råd til udbudsproces

Fokuser på tidsdimensionen i forhold til

• etablering af selskab og
• bud på opgaven.