Opdateret: Torsdag den 28. februar 2002

Fase 3: Udbudsmaterialet

Måske den mest krævende og vigtigste fase i udbudsprocessen. Her fastlægges bl.a. kvalitetskrav til ydelsen og spillereglerne for både udbudsrunde og efterfølgende drift.

At udarbejde udbudsmaterialet er ofte det mest tids- og ressourcekrævende arbejde i hele udbudsprocessen. Målet med udbudsmaterialet er nemlig at give tilbudsgiverne et klart billede af, hvad opgaven omfatter. Herved sikres det, at tilbuddene svarer til den opgave kommunen forventer at få løst.

Derfor skal udbudsmaterialet blandt andet beskrive, hvilke krav der skal opfyldes, og hvordan leverandøren vil sikre, at kvaliteten lever op til det aftalte. Netop disse to elementer - kravspecificering og kvalitetssikring - udgør de største udfordringer i denne fase.

Udbudsmaterialet vil også indeholde en række andre dokumenter: En generel beskrivelse af opgaven, tilbudsvilkår, prisforhold og betaling samt ikke mindst et udkast til den endelige kontrakt. Her er det særligt vigtigt, at være opmærksom på, at særlige betingelser vedrørende kontraktens udførelse skal nævnes enten i udbudsbekendtgørelsen eller udbudsmaterialet. Det er ikke muligt at vente med dette til kontraktindgåelsen.

Eksempel fra EU-udbud af buskørsel. Af udbudsbekendtgørelsen fremgår at Virksomhedsoverdragelsesloven finder anvendelse. Det vil være væsentligt for tilbudsgiver at vide, om han skal overtage medarbejdere.

Når udbudsmaterialet foreligger i sin færdige form, skal hele udbudsforretningens forløb – inklusive selve driften af kontrakten – helst være meget nøje gennemtænkt. Ellers risikerer man, at der på et senere tidspunkt dukker helt uventede problemstillinger frem, som fanger kommunen på det forkerte ben. I værste fald kan det føre til, at udbuddet må annulleres eller at kommunen må betale sig ud af en dyr opsigelse af aftalen og herefter gennemføre et nyt udbud. Kommunen kan nemlig ikke på et senere tidspunkt forhandle sig til en væsentlig ændring af kontrakten. Dette vil være ulovligt i henhold til EU-udbudsreglerne.

Man bør derfor som hovedregel afsætte god tid til at udarbejde udbudsmaterialet. Den ekstra tid vinder man ofte tilbage senere i forløbet. Kommunen bør også først tage hul på processens næste faser, når udbudsmaterialet er så godt som færdigt. Selvom kommunen vælger begrænset udbud – og derfor har mere tid fra udbuddet offentliggøres til udbudsmaterialet skal udsendes – er det en god idé, at opgaven er fuldt ud beskrevet. Opgavens karakter har ofte betydning for, hvilke krav man vil stille til tilbudsgivernes egnethed.

Udvælgelse af egnede tilbudsgivere sker efter de udvælgelseskriterier, der fastsættes i udbudsbekendtgørelsen (ved begrænset udbud) eller udbudsmaterialet (ved offentligt udbud). Tildeling af aftalen sker efter de fastsatte tildelingskriterier.

Her skal kommunen være opmærksom på, at udvælgelsesfasen (egnethedsvurderingen) og tildelingsfasen skal gennemføres adskilt. Dette er særligt relevant at være opmærksom på, når udbudsformen offentligt udbud vælges. Her er det vigtigt, at kommunen forbereder adskillelsen af udvælgelse og tildeling allerede i udbudsmaterialet. Det vil lette arbejdet i forbindelse med vurderingen af tilbudsgiverens egnethed henholdsvis tilbuddet.

Vælger man offentligt udbud, skal kommunen vurdere tilbudsgivernes egnethed før tilbuddet vurderes i forhold til tildelingskriterierne.

Ved begrænset udbud (udbud med prækvalifikation) sker egnethedsvurderingen og tildelingen efter de procedurer, der er bestemt i Udbudsdirektivet. De der ønsker at afgive tilbud på opgaven indsender en anmodning om deltagelse i udbuddet. Den anmodning er udarbejdet på grundlag af de krav, der er nævnt i udbudsbekendtgørelsen. Egnethedsvurderingen sker herefter på grundlag af de krav, der er nævnt i udbudsbekendtgørelsen.

De andre udbudsformer er beskrevet her

Før selve udbudsrunden starter, skal kommunen foretage de første økonomiske beregninger – uanset om der udarbejdes kontrolbud eller ej. Fasen afsluttes med, at politikerne behandler og godkender udbudsmaterialets indhold.

Fasen kan opdeles i følgende trin: 

• Udbudsmaterialets indhold: Et godt udbudsmateriale indeholder en række faste elementer og kan opbygges efter en enkel skabelon.
• Specificere krav: Første gang en opgave udbydes, skal kommunen lægge betydelige ressourcer i at beskrive den nuværende opgaveløsning. Den beskrivelse skal danne grundlag for en vurdering af, om kommunen vil udbyde opgaven som den er nu, eller om der skal ske ændringer. Kravene til fremtidens opgaveløsning beskrives herefter i udbudsmaterialet.
• Valg af kriterier: Der skal opstilles to sæt kriterier ved et udbud. Udvælgelseskriterier, der "skiller fårene fra bukkene", og tildelingskriterier som bruges til at afgøre, hvem der vinder opgaven.
• Kvalitetssikring: Der skal være faste procedurer for, hvordan kommunen sikrer kvaliteten af den leverede ydelse. Det gælder såvel kontrol og incitamenter som sanktioner ved misligholdelse af kontrakten.
• Beregne følgeomkostninger: Der følger typisk visse ekstra omkostninger med, når en opgave overgår til en ekstern leverandør. Disse omkostninger skal kommunen beregne for senere at kunne vurdere, om det kan betale sig at overdrage opgaven til en ekstern leverandør.
• Politisk godkendelse: Før udbudsrunden kan sættes i gang, skal politikerne behandle og godkende udbudsmaterialet. Når først det er offentliggjort, er det som udgangspunkt for sent at stille nye krav til kvalitet, service og fx personaleforhold.

Vælg et trin i menuen til højre.