Opdateret: Torsdag den 28. februar 2002
Fase 6: Drift og kvalitet
En udbudsproces stopper ikke med en kontrakt. Kommunen skal følge op på kontrakten, håndtere eventuelle klager og overveje opgavens fremtid, når kontrakten udløber.
Uanset hvem der har vundet opgaven, bør kommunen altid overveje, hvordan den løbende vil følge op på driften. Og er det kommunen selv, der efter et kontrolbud udfører opgaven, følger der en række yderligere overvejelser.
I driftsfasen skal kommunen – ud over den løbende opfølgning – også være opmærksom på, hvordan den behandler eventuelle klager fra brugere. I god tid før kontrakten udløber – eller i tilfælde af alvorlige problemer – bør kommunen desuden overveje mulighederne for genudbud eller for at hjemtage opgaven.
Drifts- og kvalitetsfasen indeholder således følgende tre trin:
- Følge op på kontrakten: Der skal opstilles faste procedurer for kontrollen med leverandørens arbejde. Misligholdes kontrakten, skal kommunen overveje sine sanktionsmuligheder.
- Håndtere klager: Borgere/brugere kan være utilfredse medudførelsen af opgaven. Kommunen skal afgøre hvordan den vil håndtere borgernes/brugernes klager, blandt andet hvordan dokumentationskravene skal være og hvordan en samarbejdsprocedure med leverandøren om borger-/brugerklager skal forgå.
- Genudbud eller hjemtagning: Når kontrakten udløber eller misligholdes så groft, at opsigelse er eneste alternativ, må kommunen overveje, om opgaven skal udbydes igen, eller om den vil hjemtage opgaven.