Opdateret: Fredag den 25. februar 2011
Trin 1: Planlægning
Enhver udbudsforretning starter med en grundig planlægning. Det handler for eksempel om at afklare ressourceforbruget, ligesom udbudsformen skal vælges og kontraktstrategien lægges. Derudover er det en god idé at udarbejde en tidsplan, der skitserer hele udbudsprocessen.
Nedenfor er listet de væsentligste processer under planlægningsfasen. Listen skal ikke opfattes som udtømmende. Der kan være andre og flere delprocesser, som kan vise sig nødvendige under visse udbud. Tilsvarende kan nogle af processerne nedenfor i visse tilfælde også springes over.
- Intern organisering: Når man skal organisere udbuddet internt i en kommune, skal man både sikre, at personale med relevante kompetencer bliver inddraget, og at der er en klar rolle- og ansvarsfordeling mellem det personale og de afdelinger, der inddrages. Det sidste gælder især, hvis man som udbyder vælger at afgive kontrolbud i forbindelse med et udbud.
- Udarbejdelse af tidsplan: En tidsplan for hele udbudsforløbet kan være med til at sikre, at der både afsættes tid til de enkelte faser i udbudsforløbet og til eventuelle politiske behandlinger undervejs.
- Valg af udbudsform: Der findes seks forskellige udbudsformer i EU's Udbudsdirektiv. Som udbyder bør man kende fordele og ulemper for dem alle, inden man beslutter, hvilken man vil anvende.
- Kontraktstrategi: Skal man opdele udbuddet i små eller store kontrakter? Korte eller lange kontrakter? Det er alle strategiske spørgsmål, der skal overvejes allerede i planlægningsfasen.
- Håndtering af fysiske aktiver: Ved udbud af større driftsopgaver overdrager udbyder ofte relevant materiel og bygninger til den nye leverandør. Det kan for eksempel ske som lån, leje eller salg. Og også her skal man gøre sig særlige overvejelser.
- Kontrolbud: Hvis udbyder selv skal udarbejde et kontrolbud, bør den kommunale enhed, der afgiver buddet, have klart definerede frihedsgrader i forhold til driften.
- Politisk behandling: Det er politikerne, der i sidste ende er ansvarlige for udbuddet. Det er derfor vigtigt, at de inddrages i relevant omfang.
- Orientering af personalet: Når politikerne har valgt at sende en opgave i udbud, skal det berørte personale orienteres – som minimum gennem samarbejdsudvalget.
Du kan læse mere om de forskellige processer i menuen til venstre.